2022.01.20
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いま「請求書の電子化」が、ほとんどの会社の「マスト要件」になりつつある理由

業務イノベーションセミナー

電子化の成功例

しかし、メリットは十分にわかったとしても、多くの人が抱くのが「自分の会社でうまく導入できるのか」という懸念ではないでしょうか。ここでは、ラクス社の電子請求書発行システム「楽楽明細」を導入した全日本空輸株式会社(ANA)が、どのように電子化を進めたかを見ていきましょう。

「結果から申し上げると、ANAグループさまは、プロジェクトの成果として、紙で発行していた請求書の90%以上を電子化することができました。その結果、帳票類の発行に関わるコストを、人件費を含まずに年間で130万円以上削減できたとうかがっています。

もっとも、電子化の実現にはいくつか壁もありました。それは、(1)社内の理解の問題、(2)セキュリティの問題、(3)データ連携への懸念、といった壁です。

(1)については、ペーパーレス化の重要性については社内的に共通認識がありましたが、請求書の電子化となると、得意先にも影響が及ぶといった点から懐疑的な意見もあったそうです。しかし、トップが現場に投げっぱなしにすることなく、各部門にきちんと説明することによって、理解が得られたとうかがっています。

(2)セキュリティ面について、ANAグループさまは業務の性質上、高いセキュリティレベルが求められます。そこは、当社(弊社)がクラウド事業を20年以上展開していること、電子請求書発行システムは3000社以上で導入されているといった実績によって、ハードルを超えることができました。

(3)データ連携については、電子化を進めれば、請求書発行のコストを抑えられるとは言っても、基幹システムを何百万円もかけて改修しなければならないとなってしまうと、本末転倒です。そこが懸念だったようですが、当社(弊社)のシステムは多くの基幹システムとの連携実績があり汎用性が高かったことも「楽楽明細」をご採用いただけたポイントでした。導入時の連携については、既存の基幹システムとのデータ連携も重要な確認要件です。」

では、電子化をうまく進める「コツ」をひと言でまとめるとどうなるでしょう。

「電子化を成功させるためには、経理部にふわっと『なんとかしといて』と伝えるのではなく、電子化を会社全体のミッションとして設定することが重要です。この取り組みによって、何を達成するのかという目的を設定し、どの部門が何をやるかという役割も明確化する。現場の声を聞きながらも、トップダウンで推進していくことが大切だと考えています」

ANAは巨大グループですが、従業員100人以下の中小規模の企業でも、電子化によって大きくコストを削減したり、働き方を改善できたりといった事例が多数あります。

請求書や帳票類の電子化は発行側にとっても受取側にとってもメリットが多く、いまや特殊ではない一般的な方法となっています。過去のルーティンにとらわれず、世の中の動きに率先して対応していくことが伸びていく企業の条件なのかもしれません。