2021.12.07
# ビジネス

PDFで受け取った請求書を「紙で保存」がNGに… 全事業者に影響する「電子帳簿保存法改正」の注意点

マネー現代編集部 プロフィール

「電子取引情報」ってそもそも何?

それでは改めて電子帳簿保存法の改正内容について見てみよう。

株式会社Deepwork提供
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電子帳簿保存法では、(1)帳簿、(2)書類、(3)電子取引情報の3つに分類されており、いままでは(3)電子取引情報も印刷して紙保存が認められていたが、2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法では(3)電子取引情報を印刷しての紙保存が禁止され、電子データとして法律の要件に沿った形での保存が必要になる。

電子取引情報というと、ピンとこない方も多いかと思うが電子帳簿保存法上の電子取引情報には下記のような情報が該当する。

(1) 電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)​

(2) インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ​

(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用​

(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用​

(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用​

(6) ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用​

(7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領​

このように取引先とやり取りする情報のうち、紙でやり取りする以外はほとんど「電子取引情報」に該当するのである。

これらの情報の保存方法について4つの要件を守ることが求められている。

 

(1) 使い方がわかる資料を備え付ける

(2) すぐに確認ができるようにモニタを備え付ける

(3) 日付・金額・取引先の3項目について範囲を指定したり組み合わせたりして検索できるようにする

(4) データの正確性を担保する

(1)(2)については税務調査時に使い方が分かりすぐに確認できる状態にしておくためのもので特に悩むことも無いが、検討が必要なのは(3)と(4)である。

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