本当に「生産性が高い人」が｢効率｣よりも大事にしているものとは…？

この「処理の流れ」をマスターせよ

処理の流れは次のようになります。

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すべてのタスクを一つの場所「in-box」に集め、それを全部空になるまで処理します。集める先は何でもいいのですが、メールボックスなどが使いやすいでしょう。

・受信トレイに情報を溜める（外部から来るものや、自分が自分に送る）

・受信トレイを見る（in-box）

・メールを一度開いたら、「誰かに任せる」「即やる」など、必ずいずれかの分岐の処理を行う

こうすることで、曖昧な状態の仕事がなくなります。スヌーズで未来に飛ばした仕事は曖昧ですが、あとから受信トレイに返ってくるので、仕事が漏れることはありません。

これは「だって、どうせ遅かれ早かれ、その仕事やるんでしょ？」という考え方です。一番古いメールから高速で処理していきます。

ポイントは先にも書きましたが、一度開いたら必ず何らかの処理をすることです。二回メールを見るのがすでに無駄だからです。

一応の基準として5分としていますが10分でも構いません。とにかく終わるタスクをどんどん終わらせてしまう。それ以上かかるものはスケジュールに入れてしまって、そこで処理する。仕事がすべて「終わる」か「スケジュールが決まっている」状態になるので、「何の仕事持っているんだっけ？」という状態から完全におさらばできます。

これはストレスからも開放された素晴らしい状態です。受信トレイを見たら、1、2個の今やる仕事が残っているだけ。あとはスケジュールに入っている。スケジュールに入っていなくてもスヌーズでどうせ返ってくるから漏れはない。メモリが完全に明けられて、今目の前にある仕事に集中することができるようになります。