大量のチャット、どう対応する？「テレワーク」超効率コミュニケーション法

割り切ったマインドセットで「都度返信」から卒業

「テレワークになって、チャットの返信が大変！」と感じている方が増えているようですが、そもそも「チャットだから、すぐに返信しなければ」と思う必要はありません。電話であれば、掛かってきた時に取らなければいけなかったり、相手のタイミングに左右されたりすることが多いかもしれませんが、チャットはチャットだからこそ自分が返事をできるタイミングで返せばいいのです。

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チャットの返信に追われている方は、その都度返信するのをやめて、まとめて返信する時間を1日のどこかで１時間程度とるようにしてみましょう。メールだと、そのような方法を取っている人も多いはず。チャットも同じで大丈夫です。すぐに返信するのは、緊急性のあるものだけでOKです。

優先順位をつけて返信した方がいいし、それができるようになれば翌日の返事でも大丈夫なものもわかってくると思います。送った側も、返事がなかなか来なければ「あの件、どうなっていますか？」と聞けばいいし、本当に急ぐのであれば電話を掛ければいいのですから。

「そうは言っても気持ちが急く」という方は、既読がつくツールを使ってはいませんか？　LINEやMessengerは既読がわかってしまうため、送った側は「読んだなら早く返事してほしいな」「返事がないのはタイミングが悪い時に送ってしまったかな」と気にかかるし、受け手側も「既読になっているから早く返さなきゃ」と思ってしまう。

ですから、既読がつかないツール（後述するChatworkやSlackなど）に切り替えていった方が、お互いの精神衛生上いいのではないでしょうか。

また、テレワークが進んだことで、良くも悪くも仕事の連絡がいつでもどこでも見られるようになりました。しかし、「就業時間外も仕事の連絡が来るのはつらい」と感じている人も多いでしょう。

これもマインドセットの問題で、就業時間以外はナイトモードにしてしまったり「見ない」と決めたりしてもいいと思います。名前の表示を変えられるチャットツールも多いので、名前の後ろに「＊18時以降は連絡が付きづらいです」「＊●月●日は有給をいただいています」などと表示しておけば、都度返信する手間も省けます。

今までも、メールなら遅い時間に来ていたものは次の日に返事をしていたはず。そう考えれば、必ずその日のうちに返さなくても、業務に差し障らないはずです。