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オンライン会議でむしろ負担大!日本人が「議事録地獄」から抜け出す方法

ムダを省く「進め方」と「ツール」とは

テレワークで変わる議事録の在り方

会議といえば「議事録」がつきものという会社も少なくないでしょう。新型コロナの影響でテレワークやオンライン会議が珍しくない現在、議事録の作成法や、あり方も変わってきています。

会議だけでなく、議題の事前すり合わせや、聞き忘れた内容の確認もオンラインで行うことで、かえってオフライン時よりも確認作業がしづらくなり、その負荷がより大きくなっているといえます。

なぜ議事録に手間がかかってしまうのか、テレワーク時代に増す議事録づくりの負担をどう軽くするのか。あなたと御社が「議事録地獄」から抜け出す方法をお伝えします。

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議事録地獄にはまる2つの理由

議事録作成に悩まされる「議事録地獄」に陥る理由は、主に以下の2パターンがあると考えられます。

1つ目は、会議メモから体裁に整える作業に時間を要しているパターンです。日本企業の議事録は、必要性の有無にかかわらず、慣習に従って作らなければならないことが多く、会議中にひたすらメモを取り、終了後に既存の体裁に整えることに時間を費やしているパターンが少なくありません。

議事録のフォーマットも、最初に作ったきりでアップデートしていない企業が大半ではないでしょうか。フォーマットが最適化されない原因は、議事録は若手社員が作成する場合がほとんどで、作成することに必死な場合が多く、体裁について疑問を持つことはないからです。

録画や録音から議事録を作成しようとする企業もありますが、実際会議の倍以上の時間がかかってしまうことになります。また、「録画データを後で見ればいい」という考えが発生してしまうことで会議への意識が低下し、会議の価値も下がってしまうこともあります。