改行してはいけない

メールで英語の文章を書くときは改行してはいけない。「最近の若者は改行しない人が多い」と嘆く日本のビジネスパーソンもいるらしいが、実は若者のほうが正しいのである。なぜなら、人によってメールを読むときの画面のサイズは違う。改行されていない文章のほうがスマホでもPCでも、異なるサイズの画面で見たときに、実は読みやすいのだ。

日本人の目には大した違いには見えないかもしれないが、改行する習慣のない外国人にとってこういった改行アリのメールは非常識に見えるらしい。外国人の何人かにその理由を聞いてみたが、「パッと見、まとまっていないから変」「この行間に何か意味があるのかと考えてしまう」「とにかく気持ち悪い」とのことだった。英語でメールを書くときは心にとめておきたい点だ。

高校1年生が読んでも分かるように書く

ビジネスライティング以外にも、アメリカの学校教育ではライティングを非常に重要視する。筆者が通ったアメリカの高校と大学で特に叩き込まれたのは、文芸作品でない限り「高校1年生が読んでも分かるような文章にすべし」というものであった。

つまり、難解な言葉使いや文学的な言い回しは英語ではご法度なのだ。特にビジネスメールにおいては、読み手の時間を無駄にしないようにシンプルで分かりやすいメールを書かなければいけない。というわけで、筆者がアメリカの大学で習った「ビジネスライティングの5Cs」を紹介したい。

Complete 「誰がいつまでに何をするか」というポイントが完全に表現されているか。

Clear 「読み手がとるアクションポイント」が明確に記載されているか。

Correct 文法やスペルが正確かどうか。

Concise 短い文章に簡潔にまとめられているか。1文につき15字から20字が妥当。

Courteous 礼儀正しいかどうか。これは丁寧な英語を使うというよりも、読み手のニーズにそったロジカルな文章を書くということ。