アクションポイントを「Hi」の次に書く

日本語で話すときはどうしても事情を説明してから、相手に求めることを伝えてしまう。だが、英語では「読み手に何をしてほしいか」というアクションポイントが冒頭に書かれていなければいけない。「何をいつまでにすべきか」が一見にして分かるメールでないと、多忙なビジネスパーソンには読んでもらえない。アクションポイントが分かりやすいように〔〕で囲ってみた。

Hi Lisa, (←個人宛の時は個人名、チーム全体ならTeamでも、単なるHiでもよい)

Could you 〔send〕me our sales figures for last month 〔by the meeting next week〕? And please 〔read〕 www.something.com/salesfigures2020 〔before attending〕.

Regards,
Waka

また、「※」で注意書きを書く日本人がいるが、見落とされやすいので注意書きなど大事なことはアクションポイントとして最初に書こう。

説明や詳細は箇条書きにする

英語に自信のない人に、ことさらオススメしたいのが「箇条書き」だ。ただし、箇条書きの前には必ずアクションポイントをもってくること。そして、箇条書きの下に文章を加えるのをやめよう。「Hi→アクションポイント→箇条書き→Regards」と簡潔にまとめるのが好ましい。

箇条書きの後に「※」で追加情報を書いてしまう人もいるが、それだと読みにくいので注意事項も箇条書きの前に書こう(今回もアクションポイントを〔〕で囲ってみた)。

Hi,

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Regards,
Waka