2)「共有・相談・議論・雑談で使い分ける」

会議の目的としては共有・相談・議論のいずれかだと思いますが、WEB会議は共有・相談に適しています。単なる共有のためのミーティングは極力なくしたいところですが、確認しながら進める仕事は多いので、そのような時にWEB会議は効率的です。ただWEB会議だと発言のタイミングを見失ってしまう人が必ずいて、会議が終わった後から個別に相談を持ち掛けてくることが多いのが難点です。私は必ず発言していない人に対して「〇〇さん大丈夫ですか」と声をかけてから会議を終了するようにしています。

一方で、議論つまりテーマを深めていろいろな角度で検討したいという目的においては極力集まって話すようにしています。質問と議論の違いは、話し合う課題の大小です。WEB会議する時間しかなくても議論を深めたいときは、全員がリモートで参加にすることをおススメします。会議室に集まって話す人と、WEB参加の人とを混在させると、議論がかみ合わなかったり、会議の流れが断ち切られることがあるからです。

また、意外とあなどれないのが雑談。出社していれば隣の社員と気軽に話をすることができますが、メールでわざわざ「東出君が不倫するなんてショック~」なんてことを送ることはできません。でもそういう雑談から人間関係の土台ができていると思うと雑談はとても重要なコミュニケーションです。ある会社ではSlackで雑談用スレッドを立ち上げて社員が気ままにつぶやけるようにしていると教えてくれました。私も業務連絡だけにならないように気を付けてコミュニケーションをとっています。

対面で話すようにWEB会議で話す。全員顔を合わせるか、全員リモートか。状況を合わせ、一緒に時間を過ごすときには、単なる情報共有のようなことだけで使わないようにする。そのような会議のやり方は、テレワークに関係なく重要だ Photo by iStock