# 時間術

仕事が早く終わる人はメールチェックを「50分おき」にする

アタマの「再起動時間」をなくそう
吉田 幸弘 プロフィール

メールはまとめて返信しよう

では、メールが届いてから、どのくらいの時間で返信すればいいのでしょうか。

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一般的に、ビジネスにおけるメールの返信の時間は24時間以内でいいと言われています。ただし、締切のあるメールなどは、当然、内容に合わせましょう。

まれに緊急の案件をメールで連絡してくる人もいるので、注意が必要です。

メールチェックは、自分の中で基準(ルーティン)を設けておくといいでしょう。

たとえば、集中力の限界と言われる50 分を1つの基準にして、在社している場合は50分おきにメールをチェックするのです。

集中力が切れると仕事の効率も落ちてくるので、メールの返信は気分転換にもなるでしょう。

ただし、ルーティンワークにしたからといって、メール対応自体を「処理」と考えてはいけません。1つのメールを3分で返信しようなどという発想は、間違った「効率重視」です。

 

かつては私も、メール対応を「処理」であると考え、いかに早く返信するかに重きを置いていました。しかしその結果、A社に送るはずのメールをB社に送ってしまい、大きなトラブルを引き起こしてしまったことがあります。

メールはミスが起こりやすいうえに、電話や口頭と違って証跡として残り、場合によっては、ミスしたものが正式となってしまうこともあります。さらに、こうしたミスを冒すと、その対応に大変な時間を取られてしまいます。

なお、何でもメールですませようとする人もいますが、文章でうまく説明できない時は、相手に間違って伝わる恐れがあるので、電話をしたほうがいいでしょう。

電話で先に説明し、相手の意向、質問等を確認してから、その内容をメールで送る、もしくはメールで詳細を送った後で、確認の電話を入れるなど。

言葉でフォローすることで、理解のズレを防ぐことができます。

場合によっては、面談がもっとも効率的なケースもあるので、どのようなコミュニケーションがベストかを検討して対応するようにしましょう。