山口 真由
ルール④ すべての情報を１箇所にまとめる
仕事や勉強に必要な書類からちょっとしたメモにいたるまで、私はほぼすべての情報を1台のノートパソコンに集約し、つねに持ち歩くようにしています。なぜなら、「あれどこにいったっけ？」となるのが嫌だから。
情報を1箇所にまとめると、必要な情報にすぐにアクセスできるので、取りかかるスピードが圧倒的に速くなります。そのため、私がパソコンを選ぶ基準は「起動の速さ」。とにかくスピードにこだわって初期費用をかけています。
効率良く仕事や勉強をするコツは、「大切ではない部分」で煩わされる事態を極力なくすことなのです。
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ルール⑤「苦手なもの」から取りかかる
仕事や勉強をうまくこなすために、意外と大切なのが、苦手なものから取りかかることです。そこで、苦手意識を持っていたり、難しくて不安だったりすることから取りかかるように心がけています。
苦手なものをあとまわしにすると不安だけが増し、取り組むのがどんどん嫌になっていきます。そして、心理的なハードルが上がってしまい、さらに手をつけるのが難しくなってしまうのです。
また、不安を抱えたままだと単純に気分も悪くなりますよね？ 予定がずれ込むと、翌日にまでその気持ちを引きずってしまい、結果として好きなことに取り組む意欲まで削がれかねません。
そこで、嫌なことは朝いちばんに片づける、もしくは取りかかるほうが、結果的にはもっとも効率が良くなります。もちろん、苦手なことに取りかかるにはちょっとした気合やエネルギーが必要。でも、いったん手をつけさえすれば、次は「中身の問題」へと進んでいくことができます。
嫌なことほどいちばん先に、一気呵成に取り組んでしまうことが、じつはもっとも負荷が少ない方法なのです。
ルール⑥ 苦手なことは「得意な土俵」に持ち込む
とくに仕事でのコミュニケーションにいえることですが、ふだん電話ではなく、メールやチャットなどの手段を使うようにしています。最近では「電話は相手の時間を奪う行為」といわれることもありますが、私の場合は、ただ「話す」というアウトプットが苦手だから。
つまり、同じアウトプットなら「書く」ほうがいいので、ちょっとした用事でも「書く」ことを中心にしたコミュニケーションにして、少しでも自分に良い状況をつくり出そうとしているのです。
とくに仕事では、苦手なことでもやらなければならない状況がたくさんあると思います。そんなとき、もっとも避けたいのは「苦手なこと」に「苦手な方法」で取り組むこと。これではストレスも溜まるし、苦労の割に良い結果も期待できません。そうではなく、「苦手なこと」は、自分の「得意な方法」で取り組む工夫をすべきなのです。
