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必見! 参加者全員が意見を出す「理想の会議」にするための新技術

実りある会議のカギは「尻」だった
長く退屈な会議の時間。サラリーマンとしては、みんなに積極的に意見を出してもらって、少しでも有意義な時間にしたいものです。そのためにはどんなことをすればいいんでしょうか? 現在そのような研究が進行中です!

会社員にとって、会議というのは困ったものだ。そこで討議のうえ決定に至る会議ならともかく、たんなる「情報共有」や、とくに差し迫った議題もなく定例的な顔合わせが目的の会議もある。自分の仕事は前に進まず、時間の浪費ばかりが気になる。

2019年4月21日付の朝日新聞朝刊は、「業績が好調な企業では『意思決定する会議』が多く、下降している企業では『情報共有の会議』が多い」と指摘していた。

あまりに退屈な会議だと、こうなってしまうのも無理はない!? Photo by gettyimages

東京都市大学の市野順子(いちの・じゅんこ)教授らのグループは、会議を効率よく実りあるものにするための支援にコンピュータを使う方法を研究している。

市野さんらがこのほど発表した論文で取り上げたのは「会議の出席者から意見を引き出すためには、どのような合図を参加者に送ればよいか」というテーマだ。

せっかくの会議なのだから、参加者の知恵をたくさん集められたほうがよい。座って聞いているだけという参加者が多い会議は、もったいない。だからといって、「合図」を送ったために討議が中断されてしまうのも困る。みんなが前向きに参加することをうながす合図は、だれに向かってどのように送るべきなのか。

市野さんらは、協力してくれた企業の本物の会議を使って、以下のような実験をした。

実験の対象となった会議は、責任者がみんなの前でなにかを決定するというタイプのものではなく、広く参加者から意見を募るブレーンストーミングの会議。参加者は4~5人で、もちろん会社の同僚だからお互いを知っている。彼らに、「社員が健康で生産的に働けるように支援する方法」をテーマに、1回につき40分の話し合いをしてもらい、それを計16回にわたって繰り返した。