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職場の「ホウレンソウ」は時代遅れ、会社は「ザッソウ」で強くなる

雑談+相談の驚くべき効果
従来、ビジネスの現場では、「ホウレンソウ」の重要性が語られてきた。しかし、そうした発想はもう古くなっている可能性が高いーー。これまで、オフィスの廃止、マネージャー層の廃止などなどユニークな取り組みを成功させ、「働きがいのある会社2018」で5位入賞したソニックガーデンの社長・倉貫義人氏は、「ホウレンソウ」に変わって重要になるのは、「ザッソウ」だと主張する。

「ホウレンソウ」は本当に重要か?

社会人なら誰でも一度は聞いたことはある「ホウレンソウ」は、報告・連絡・相談の3つのセットであり仕事の基本として教えられることが多い。

 

ホウレンソウという言葉が初めて世に出てから、なんともう40年近くが経つらしい。その当時と今では、仕事の種類やオフィスなどの労働環境や働き方は大きく様変わりした。

とくにITの登場によって、働く人のコミュニケーション環境は劇的に効率化された。メールでのやり取りは当然のことながら、グループウェアを使えば互いのスケジュールを容易に把握できるし、最近はビジネスチャットやテレビ会議によって離れた場所にいてもリアルタイムに情報のやり取りができるようになった。

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このように環境が変化したにもかかわらず、今まで通りの「ホウレンソウはビジネスにとって重要なものである」と本当に言えるものだろうか。

報告・連絡のための会議はムダ

ホウレンソウのうち、報告と連絡は過去にあった出来事の共有だ。たとえば、依頼されていた仕事の結果を依頼主に伝えることは報告になるし、役員会で決まったことを社員たちに伝えることは連絡になる。

いずれにせよ、そこには何かを新たに生み出す発展的な議論の余地はなく、どれだけ過去におきた出来事に関する情報が正確に伝わるかどうかが大事なことだ。たとえそこで話されているのが会議を開く必要もないような「一方通行」で十分な内容であっても、昔からの習慣に従って「双方向性」を重視した大仰な会議をわざわざ開いている会社はまだまだ多い。

部門やチームの定例会議で、何人も人を集めた上で、部長やリーダーから報告事項が伝えられる。その後、順にひとりずつ進捗状況の報告、最後に通達事項などの連絡がされる。議論などはなく、報告への質疑が少々行われるだけ。

こうした会議は果たして本当に必要なのか。メールもグループウェアもなかった時代なら仕方ない。しかし今となっては、人を集めて一方通行の会議をするのは無駄ではないか。新しく登場した様々なツールで伝えられるのに、わざわざ人を集めるのはリーダーの自己満足になっていはしないか。

そもそも会議は非常にコストがかかる。限られた会議室という場所と業務で忙しい中での時間を調整するだけでも手間がかかるし、人数が増えるほどに難しくなる。会議のために客先や営業から帰社する時間、会議室への移動、資料の準備、時間通りに始まらない……。

そろそろ報告と連絡のためだけの会議は見直すべきではないだろうか。