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経営の根幹を変える「人事部+Excel」という意外な組み合わせ

このスキル、本当に重要です

人事の本来の役割とは

人事部門の本来の役割とは何でしょうか。

企業にとって最も重要な経営資源とは何でしょうか。よく、経営資源には、ヒト、モノ、カネがあると言われます。この格言でも、最初に来るのがヒト。人材こそが最も重要な経営資源だと私は思います。

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このヒトを管理する部門こそが、人事部門ですね。もっとも貴重な経営資源を作る部門と言ってもいい。人事部門はバックヤード的な存在だと思っている人もいるかもしれませんが、とんでもない。本来、将来のプロフィットを生み出すための部門です。

しかし、人事部門が人材の採用と育成、適材適所の人材配置を通じての業績向上に寄与するという本来の使命を果たさず、給与計算と支払業務と労務管理を担うだけの部署と化しているというご相談は非常に多くなっています。

正社員を雇うのではなく、人材の確保をアウトソーシングで済ませてしまう企業も増えてきています。人事部門の地位が低下した結果、人事部にいながらリストラされてしまう可能性もでてきました。そのようななかで、人事部門も、業務の付加価値を高めていく努力が不可欠なのです。

さて、私はExcelによって業務改善と生産性向上、経営への貢献の仕方を伝えるコンサルタントです。人事部門も、Excelによって大きく生産性を高め、企業経営に貢献することができるということを、今回はお伝えしたいと思います。

 

人事部門が身につけるべき能力

社員の年齢や給与、キャリアパスなどの基本データはExcelで管理するばかりでなく、近年では便利で安価な人事情報のデータ管理サービスも増えてきて、基本データの管理だけならExcelよりも運用しやすくなるケースもあります。

こうした状況の中で、本当に人事部門が身につけなければならないExcelの活用スキルとは、社員に関するデータの「分析と活用」を通して経営に貢献する能力です。

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たとえば人事部門の仕事でよく使われるExcel関数としては、社員の年齢や勤続年数を自動算出できるDATEDIF関数があります。さらに、各年齢の社員が何人ずついるのかという集計はCOUNTIF関数で可能ですし、年齢層別の人数構成や社会保険料の計算であればVLOOKUP関数が活躍します。

また、各社員の自己評価シートや勤怠管理シートをExcelで運用している企業の場合、各社員にそれぞれのファイルを渡して入力してもらい、それを人事部で全員分まとめるという作業が発生しているケースが大変多いです。

大企業でもまだ人事情報システムを導入せず、Excel管理で運用している企業をよく見かけます。

このようなケースでは、具体的な作業としては全社員分のファイルを一つずつ全部開き、必要なデータを集約用のシートにコピーするという、気の遠くなるような膨大な作業が発生してしまいますが、こうした作業もExcelのマクロを使った自動化で効率化することが可能になります。