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Excelのプロが、初めてExcelのすばらしさに気づいた瞬間

上司のあるひと言がきっかけだった

上司のキツイ一言で、Excelに本気になった

筆者は会社員時代、某大手飲料メーカーのマーケティング部門でExcelを使っての各種データ分析を担当することになりました。

Excelはなんとなく使えると自分では思っていましたが、ここでそれがとんでもない勘違いだったことを思い知ります。

筆者がそれまで経験してきていたのは、せいぜいシンプルな予算管理表程度のExcelであり、「数字をいじると別のセルに入力してあったSUM関数(指定したセルの数値を合計する)の結果が変わって便利だな」という程度の、本当に初級の初級レベルのスキルしかなかったのです。

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マーケティング部門には、社内の様々な部署から、データ作成の依頼がきます。例えば、

「毎月の売上高の前年比と予実比を、商品別・支社別・業態別にまとめて欲しい」

「全取引先との商談進捗状況と成約率を、各支社からヒアリングの上、まとめて欲しい」

……などです。そのデータは大抵、Excelで作成するのですが、初級レベルの私にはかなり難しい仕事でした。そしてすぐに、毎日、終電間際まで残業するようになりました。

 

なにしろ、そうした作業に不可欠な関数であるSUMIF関数やCOUNTIF関数をまだ知らなかったのですから。私は、中途半端に知ってしまっていた「ピボットテーブル」というExcelの機能に頼っていました。その結果、大変非効率な作業を続け、膨大な残業時間が発生していたのです。

One point Lesson
SUMIF関数…条件つきの合計を求める関数。
=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)
第一引数の「範囲」において第二引数の「検索条件」に一致したセルに対応する「合計範囲」のセルの合計を出す。後述するデータベース形式の表において、例えば「A列の値がF1セルと等しい時だけC列の数字を合計したい」という場合は次のような式になる。

=SUMIF(A:A,F1,C:C)

範囲、合計範囲はこのように列ごとの指定にすることでデータ行数の変動に対応することが可能になり、可読性も増す。
One point Lesson
COUNTIF関数…ある条件に一致したセルの個数を出す関数。
=COUNTIF(範囲,検索条件)
例えば、A列に〇と×の表があるとして、〇の数だけを出したい場合は次のように式でカウントできる。

=COUNTIF(A:A,”〇”)

しかし上司の認識としては、そこまで大変な仕事とは思っていないわけです。そしてある日、「このままじゃまずい…」という強烈な危機感を上司からの一言で持つに至ります。

「今の状態じゃ、吉田にこれ以上仕事頼めないよ」

毎日遅くまで残業して必死でパソコンと格闘している私を見ている上司は、私が仕事を怠けている、サボっているとは思っていません。つまり私は上司に、「一生懸命やっているのに仕事ができない人間」と認定されたのです。