「発信力はビジネスの基本」
【第4回】発信力を高めるには「見た目」も重要

〔PHOTO〕Thinkstock

【第3回】はこちらをご覧ください。

文書で自分の意見を発信する場合、「何を言うか(書くか)」だけでなく、「どう見せるか」もとても重要な要素になります。レイアウトの話ですね。

いくらいいことを書いても、それが読みづらければ結局相手に受け取ってもらえません。そこで今回は「読ませる工夫」について書きます。

「見た目」は発信力と連動している

メッセージが相手に伝わるためには、「見た目」も重要です。いくらいいことを書いていても、見た目の印象が「分かりにくそう」だと、読み手は読む気をなくしてしまいます。文章は読み手が能動的に読まなければいけませんので、「読ませる工夫」も必要なのです。

「見た目が大事」といっても、格好いいフォントを使ったり、カラフルにしたりすることではありません。気を付けることは、この2つです。

1)読み手が重要なポイントを「ぱっと見」で分かるようにすること
  →「箇条書き」「グラフ」の活用

2)読み手の心理的負担を減らすこと
  →「改行」「段落わけ」「ホワイトスペース」の活用

【箇条書き】

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当社が今期、重点課題として取り組むことは、製品ラインナップを拡充させ、現状の10商品から30商品に増やすことと、顧客満足度を上げることです。それに伴い企画開発をする人材を3人中途採用して社内体制を整えます。コールセンターの拡充も顧客満足度の向上に書かせませんね。そして、みんなで力を合わせて、売上を150%にすることが目標です。
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この文章を箇条書きにしてみましょう。

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当社が今期重点課題として取り組むのは以下の5点です。
1.製品ラインナップを拡充させ、現状の10商品から30商品に増やす
2.顧客満足度を上げる
3.企画開発をする人材を3人中途採用して社内体制を整える
4.顧客満足度を向上させるために、コールセンターを拡充する
5.売上を150%にする
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箇条書きにすれば、自分が伝えたい内容、発信したい主張が相手に伝わりやすくなります。ただ、この時に注意があります。

箇条書きとは、ただ単に言いたいことを1行ずつ分けて書けばいいのではありません。箇条書きにするときは、なるべく同じ話題はまとめて書くようにします。また、時系列にしたり、より規模が大きいテーマ、重要度が高いテーマから順に書くようにすると、読み手がより理解しやすくなります。

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当社が今期重点課題として取り組むのは以下の5点です。
1.売上を150%にする(※一番重要なテーマ)
2.製品ラインナップを拡充させ、現状の10商品から30商品に増やす(※「売上」について)
3.顧客満足度を上げる(※「顧客満足」について)
4.顧客満足度を向上させるために、コールセンターを拡充する(※「顧客満足」について)
5.企画開発をする人材を3人中途採用して社内体制を整える 
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