「文章力は、伝達力の基本」
【第19回】感情を誤解されないメールの書き方

〔PHOTO〕Thinkstock

【第18回】はこちらをご覧ください。

伝達内容を誤解されることも問題ですが、感情を誤解されることもビジネスでは避けたいものです。「やる気がない!」と誤解されたり、「怒っているの??」と思われてしまったり---。たとえ内容が正しく伝わったとしても、こちらの姿勢や感情を誤解されてしまうと、その後の関係がギクシャクすることもあります。

今回はそれを避けるためのポイントを説明していきます。

書かれた文章は、話し言葉よりも感情が低く出る

まず理解していただきたいは、同じ日本語でも、会話より「書かれた文章」の方が「テンションが低く」「冷たく」感じるということです。

何気なく、普段の会話と同じ日本語で文書やメールを書くと、「やる気がないの?」「なんか怒ってる?」と思われてしまうのです。

1)社内で会った時に口頭で

「あ、○○さん。この前のプロジェクトの件、了解しました。ご指示通りやっておけばいいんですよね~!」

2)メールで

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○○さん
先日のプロジェクトの件、了解しました。
ご指示通りやっておけばいいんですよね。
木暮
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いかがでしょうか? 随分と印象が変わりますね。文章にすると、表情や言葉の抑揚が伝わらず、感情が表現できないので、「テンションが低く」「冷たく」感じるのです。場合によっては「仕方なくやっている」というように勘違いされてしまいます。

この誤解を防ぐのに有効なのは、「文章では、やや過剰に感情を表現する」というテクニックです。たとえば、感情が伝わるような言葉を追加したり、びっくりマーク「」を使ったりするのです。

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○○さん
お疲れ様です! この前はありがとうございました。 
←感情を伝えている
先日のプロジェクトの件、了解しました
ご指示通りやっておけばいいんですよね! 
←「!」で書き手の気持ちを表現
木暮
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無駄な文は書くべきではない、というのが文章を書く上での鉄則です。しかし、書き手の感情を伝えるためであれば、多少は「無意味な要素」を入れても構いません。

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