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「コワーキング・スペース」に関して開催されたイベントの様子 (photo credit /Junji Yamakawa via Flickr

 ツイッターやフェイスブック等のソーシャルメディアツールを活用することで、今日イベントの企画、集客、運営は以前に比べ容易に開催出来るようになりました。特に大きな予算や人手を持たない非営利団体、サークル、そして個人でも、何か世の中に伝えたいメッセージがある際、リアルのミートアップやイベントを企画することは有効な手段になりつつあるのではないでしょうか。

 以前に本コラムでも取り上げたことがある「コワーキング・スペース」というテーマに関し先日あるイベント(『New Yorkのコワーキング・スペース「New Work City」創業者と語る新しい働き方の可能性』)を開催する機会がありました。告知期間が2週間だったにも関わらず100人近くの方に参加頂き、盛況のうちにイベントを開催することが出来ました。

 開催までにはいくつかの試行錯誤もあったのですが、準備を通じてソーシャルメディアが広まっている今だからこそ起きる問題点、そして効果的で示唆に富む解決方法、ツールを学ぶ機会でもありました。今回は3つの点に絞って、それら企画運営の際のヒントについて共有させて頂きます。

イベントの趣旨・形態にあった集客・出欠管理ツールの選定を

 ツイッター、フェイスブックによる情報伝播力は既にご存知のように非常に大きなものがあり、イベント告知をすることで多くの人からの「参加表明」を得やすくなっていることは想像に難くないと思います。今回は告知開始から1日で定員の80名を超える方からの「参加表明」を頂きました。

 一方、カジュアルな参加表明をする人は増えているものの、どうしても当日直前のキャンセルが今まで以上に発生しやすくなり、運営側を経験している多くの人にとっては悩ましい切実な問題が実は大きくなりつつあります。

 無料イベントで会場スペースのゆとりがある場合にはいいのですが、有料イベントで座席制限があったり食事の手配が必要だったりする時には、幹事にとっては悪夢となります。

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